不動産売却の必要書類！売却前・契約・決済まで解説

不動産を売却する際には、取引の各段階で必要となる書類を漏れなく準備することが重要です。
書類の手配が遅れると、契約や決済のスケジュールに影響し、思わぬトラブルの原因にもなりかねません。
売却の流れに沿って、契約前・契約時・決済時に求められる書類はそれぞれ異なる点にも注意が必要です。
本記事では、不動産売却に必要な書類の種類と取得方法について解説いたします。

不動産売却前に揃える必要書類

不動産の売却活動をスムーズに始めるには、査定や広告掲載の段階で必要となる書類を、事前に準備しておくことが重要です。
ここでは、基本となる「物件情報に関する書類」「建築関係の書類」「過去の売買契約書」について解説いたします。

間取り図・測量図

間取り図は購入時に受け取ることが多く、手元にあればそのまま使えます。
紛失していても、不動産会社や設計事務所に依頼すれば再作成できるのが一般的です。
PDFやスマホ写真でも、図面提出を受け付ける仲介会社が増えています。
土地の測量図は、境界と面積を示す重要資料です。
法務局で公図や地積測量図を取得し、必要に応じて境界確認書を添付すると安心です。
公図は概略図のため、境界が曖昧な場合は隣地立会いの現地測量をおこないましょう。
これらの図面は価格査定の根拠となり、買主への説明にも欠かせません。
準備が早いほど査定や広告をスムーズに進められ、売却期間の短縮にもつながります。
買主が事前に情報を把握できるため、内覧の際の質問も減り、交渉が円滑になるでしょう。

建築確認済証・検査済証

建築確認済証と検査済証は、建物が法令に適合して建築・完了したことを示す基本証明書です。
原則として再発行できないため、紛失した場合は、自治体で建築確認台帳記載事項証明書や建築計画概要書を取得し、代替資料とします。
台帳証明書は数百円で取得できるため、事前確認で往復を避けましょう。
中古住宅では検査済証がないケースもあるため、完了検査記録などを準備して買主へ説明できる状態にしておきましょう。
事前に必要書類を整理し、取得にかかる日数を逆算してスケジュールを組むと安心です。
また、早めに取り寄せておけば、住宅ローン控除や各種補助金の活用可否も確認しやすくなります。

過去の売買契約書

過去の売買契約書は取得費を裏付ける重要資料で、譲渡所得や確定申告の算定に欠かせません。
紛失している場合でも、当時の仲介会社から写しを入手できる可能性があります。
旧ローン契約書を添付すれば、買主が金利優遇の可否を判断しやすくなります。
補助資料として、登記事項証明書や固定資産税課税明細を用意し、取得費を的確に示せるよう整備しましょう。
資料が揃っていれば税務署の確認もスムーズで、余分な時間やコストを削減できます。

不動産売却と契約締結時の必要書類

売買契約締結は、法的な効力を持つ重要な手続きであり、その正当性を裏付ける書類が不可欠です。
ここでは、契約時に必要となる「所有権を証明する書類」「建物の適法性を証明する書類」「本人確認書類」の3つについて解説いたします。

所有権を証明する書類

権利証または登記識別情報は所有者を示す最重要書類で、契約と決済の双方で提示が求められます。
平成17年以降は、12桁の登記識別情報に移行しており、再発行はできません。
紛失した場合は、法務局や司法書士に相談して本人確認手続きで対応します。
権利証紛失時の本人確認は2週間ほどかかるため、契約日の設定に余裕が必要です。
媒介契約前に所在を確認し、当日すぐ提示できるよう管理しましょう。
登記識別情報通知書は開封すると再封緘できないため、コピーを取り原本は厳重に保管してください。
原本を紛失したままでは決済が実行できず、大幅なスケジュール変更を余儀なくされる恐れがあります。

建物の適法性を証明する書類

建築確認済証と検査済証は、契約時に提示を求められる代表的な建築関係書類です。
再発行できないため、紛失時は自治体や指定検査機関で、建築計画概要書や台帳記載事項証明書を取得し、代替資料とします。
検査済証がない場合は、完了検査記録や写真を代替資料にすると買主が安心します。
検査済証がそもそもない古い住宅では、法適合状況調査や完了検査記録を示し、買主に安心材料を提供しましょう。
買主の金融機関が住宅ローンを利用する場合、これらの書類の有無が審査結果に影響することもあります。
提出が遅れるとローン審査が長期化し、買主の購入意欲を損なう恐れもあります。

本人確認書類

売主本人を証明する本人確認書類の提示は、法律で義務付けられています。
運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなど顔写真付きの公的証明書が基本です。
顔写真がない健康保険証を使う場合は、住民票を補助資料として提出します。
相続登記未了や共有名義の売却では、戸籍謄本や遺産分割協議書も必要になるため、市区町村で早めに取得しておきましょう。
本人確認書類に記載された住所が現住所と異なるときは、公共料金領収書などで補完する方法もあります。

不動産売却の決済時の必要書類

不動産売却の最終ステップである「決済」では、権利の移転を確実にするための重要な書類が多数必要となります。
ここでは、「固定資産評価証明書」「登記関連書類」「金融機関とのやり取りに必要な書類」の3点に分けて解説いたします。

固定資産評価証明書

固定資産評価証明書は所有権移転登記に必要な書類で、市区町村役場で取得します。
手数料は数百円程度で、窓口のほか郵送やオンラインに対応する自治体もあります。
オンラインなら、マイナンバーカードで固定資産評価証明書を取得可能です。
郵送申請では、申請書と本人確認書類の写し、定額小為替、返信用封筒を同封し、1〜2週間ほどで交付されるのが一般的です。
固定資産課税明細書と名称が似ているため、登記には評価証明書を提出することを忘れないでください。
なお、評価証明書は毎年4月以降に更新されるため、最新年度分を取得しましょう。
評価額は、登録免許税や不動産取得税の計算にも使用されるため、誤りのない最新情報が必要です。

登記関連書類

決済当日は司法書士が登記書類を確認し、法務局へ提出します。
売主は、登記識別情報または権利証、発行後3か月以内の印鑑証明書、実印、売買契約書の写し、登記原因証明情報、委任状などを事前にそろえ、司法書士の案内に従って提出しましょう。
印鑑証明書はコンビニ交付を使えば土日でも発行でき、直前の準備に便利です。
印鑑証明書は3か月以内が原則ですが、金融機関によっては1か月以内を求める場合もあります。
書類の不足が判明すると決済延期となるため、前日までに司法書士とリストを照合しておくと安全です。

金融機関とのやり取りに必要な書類

売買代金を確実に受領するには、金融機関との事前調整が不可欠です。
残高証明書の郵送発行は1週間以上かかることがあるため、早めの申請が安全です。
指定口座情報を正確にまとめ、買主側と共有しておきましょう。
誤入力を防ぐため決済前チェックリストを作成し、口座番号と名義を再確認してください。
住宅ローン残債がある場合は、残高証明書を添えて返済先口座への振込を優先し、入金額と時期を把握しておくことが重要です。
チェックリストには振込金額、口座名義、支店名などを記載し、関係者全員が同じ資料を共有することで確認漏れを防ぎます。
決済直前に新しい入金先を通知された場合は必ず司法書士に確認し、振込詐欺を防止してください。

まとめ

不動産売却を円滑に進めるためには、各ステップで必要となる書類を正確に把握し、早めに準備を進めることが大切です。
登記簿謄本や身分証明書など種類が多いため、取得方法や所要日数も事前に確認しておくと安心です。
書類の不備や遅延はトラブルの原因となるため、スケジュールを意識した計画的な管理を心がけましょう。